會議租車的公司個人越來越多，公司的車輛費用支出不如找個長期合作的租車公司租用車輛劃算。對于租車用的公司來說，會議交通保障應該引起高度重視，否則，會干擾會議的正常活動，甚至造成開不成會的嚴重后果。汽車租賃接到公司會議用車的單子之后，交通保障的主要任務是車輛組織、用車制度、派車管理、車輛調度、租車管理、用車檢查和駕駛人員的管理。
如果會議住地距會場較遠，必須有車輛接送與會代表，要與會人數盡可能組織足夠的車輛，以保證會議租車的需要。對于集體活動用車，因為車人多，必須加強派車管理、車輛調度、用車檢查和駕駛員的管理，保證與會人員按號入座，有序乘車。零星用車，必須建立用車制度，規定租車的范圍和任務，履行批準手續。至于領導干部用車，則按規定予以保證。
會議租車要注意的細節：
1. 根據人數確定所用車型，了解想租車型的性能、價格及租車所需要的證件。
2. 電話預約時留下詳細的相關信息，電話及稱呼，以備不時之需。
3. 會議租車預定最好是提前1-2天，預定節假日或者周末車輛需要提前2-3天。
4. 用車天數應定最少天數，如不夠用應提前在還車時間之前電話續租。
5. 提車時，需帶全合同及相關證件，確定車型車況。
6. 簽署合同前應仔細瀏覽合同的內容后再簽字。
7. 租車發車和還車驗車時應仔細查看，確認無誤后再簽署單據。
8. 如果是自駕車，駕駛車輛時注意交通安全。
9. 租車一旦發生事故，應盡快通知相關部門，一定要有交警的事故判定書或是安委會的證明，這兩樣是保險理賠所必須的證明。
